Mudar de contabilista: como tornar o processo simples e bem-sucedido

Mudar de contabilista torna-se um processo simples quando respondes, uma a uma, às objeções que costumam travar a decisão: o custo, a relação com o contabilista atual, os dados, a segurança, a qualidade do serviço e a complexidade da mudança.

O ato de mudar de contabilista é, muitas vezes, encarado com apreensão e incerteza. As questões mais sensíveis vão desde os custos associados a todo o processo até ao medo de perder uma relação profissional bem estabelecida. Respondemos aqui às seis objeções que mais ouvimos.

1. O temido custo da transição

Problema: O primeiro obstáculo que muitas empresas enfrentam é o custo da transição, que pode incluir taxas de rescisão e custos iniciais com a nova empresa.

Solução: Em vez de te focares no “custo”, considera este processo um “investimento” na eficiência e no planeamento fiscal da tua empresa. Avalia os serviços adicionais ou mais completos que o novo contabilista pode oferecer. Pergunta-lhe o que passa a estar incluído e faz a conta ao que isso te poupa.

2. A quebra do relacionamento já existente

Problema: Frequentemente, as empresas hesitam em mudar devido à relação de confiança desenvolvida ao longo de anos com o seu contabilista atual.

Solução: Uma relação de anos conta, mas não te deve prender a um serviço que já não te serve. Um contabilista novo olha para as tuas contas sem hábitos antigos e pode ver o que passou despercebido.

3. Desafios quanto à continuidade dos dados

Problema: A possibilidade de perder o teu histórico de informação ou de enfrentar problemas de compatibilidade de software pode ser intimidante.

Solução: Hoje os dados passam de um contabilista para o outro em formato digital. Pergunta ao novo contabilista como vai receber os dados e o que acontece ao teu histórico.

4. Segurança e confidencialidade da informação

Problema: Outra preocupação comum é a segurança e a confidencialidade dos dados.

Solução: Uma contabilidade eficaz deve também ser segura. Verifica as credenciais de segurança da nova empresa de contabilidade e informa-te sobre as suas boas práticas nestas áreas. Pede que te expliquem onde ficam guardados os teus documentos e quem lhes acede.

5. Incertezas quanto à qualidade do serviço

Problema: A qualidade do serviço é sempre uma incógnita importante quando se muda para uma nova empresa de contabilidade.

Solução: Para minimizar o risco, faz uma pesquisa aprofundada sobre o teu novo prestador de serviços de contabilidade. Visita o website, procura testemunhos e avaliações online, entra em contacto com outros clientes, avalia a “congruência e fiabilidade” nos canais de comunicação da marca… tudo isto com vista a obter um retrato o mais objetivo e fiel possível da qualidade do serviço que oferece aos seus clientes.

6. Complexidade inerente à mudança

Problema: Mudar parece dar muito trabalho.

Solução: Quem recebe clientes novos com frequência já tem a passagem organizada: pede que te mostrem os passos e quem faz o quê.

Mudar não tem de ser difícil

Mudar de contabilista dá menos trabalho do que parece, desde que a passagem fique combinada à partida. Na Um Vez Dois somos nós que tratamos dela: falamos com o contabilista anterior e recebemos a documentação.